Panduan berikut ini akan memberikan Anda beberapa hal yang perlu Anda pahami lebih dalam tentang bagaimana bisnis Anda dapat mengelola dan mengontrol sistem inventarisasi yang lebih baik. Terdapat juga beberapa contoh, saran dari pakar, metode, serta beberpa hal lainnya yang dapat bermanfaat bagi perkembangan bisnis Anda juga turut kami sertakan dalam pembahasan berikut ini.

Apa yang Dimaksud Dengan Kontrol Inventarisasi (Inventory Control)?

Pengawasan akan kontrol inventarisasi (inventory control) merupakan proses dimana Anda memastikan bahwa pasokan produk tertentu pas dan tepat dari segi jumlah dan pengorganisasiannya dalam bisnis Anda. Dengan kontrol pasokan produksi secara internal yang tepat dan terorganisir, diharapkan perusahaan Anda dapat selalu memenuhi permintaan pelanggan dan menghadirkan pengalaman pengguna yang lebih positif.

Pengontrolan inventarisasi yang berhasil akan membutuhkan data dari setiap transaksi pembelian, pembelian berulang (reorders), pengiriman, penyimpanan, penerimaan, kepuasan pelanggan, pencegahan terjadinya kegagalan pengiriman, dan masih banyak lagi. Menurut data tahun 2017 dari “State of Small Business Report,” hampir setengah dari bisnis kecil yang berjalan hingga saat ini tidak melakukan pelacakan inventarisasi yang mereka miliki, atau hanya sebatas pencatatan secara manual saja.

Kontrol inventarisasi memungkinkan jumlah keuntungan maksimum dari jumlah investasi paling sedikit dalam persediaan tanpa mempengaruhi kepuasan pelanggan dari bisnis Anda. Jika dilakukan  dengan benar, hal ini dapat memungkinkan bisnis Anda untuk menilai keadaan Anda saat ini mengenai aset, saldo akun, dan laporan keuangan.

Pengendalian inventarisasi dari bisnis Anda ini dapat membantu menghindari masalah, seperti kejadian kehabisan persediaan (stockout). Salah satu contohnya, Walmart memperkirakan bahwa mereka kehilangan hasil penjualan senilai $3 miliar pada tahun 2014 karena prosedur pengendalian persediaannya mereka yang tidak memadai dan menyebabkan habisnya persediaan produk.

Bagian penting dari pengendalian akan inventarisasi produk dalam bisnis Anda adalah manajemen rantai pasokan (supply chain management/SCM), yang mengelola aliran bahan baku, produk dan jasa ke titik dimana pelanggan menerima dan menggunakan produk Anda.

Manajemen penyimpanan pada gudang Anda juga termasuk kedalam arena pengendalian inventarisasi. Proses ini mencakup pengintegrasian & pengkodean produk, titik pemesanan ulang dan pembuatan laporan penjualan, seluruh rincian atau detail produk, daftar dan penghitungan inventaris, serta metode penjualan atau penyimpanan produk. Manajemen stok pada gudang Anda kemudian dapat disinkronkan dengan penjualan dan pembelian dengan stok yang ada.

Manajemen inventarisasi merupakan istilah yang mencakup proses lengkap dari adanya suplai produk, penyimpanan, dan menghasilkan keuntungan dari produk dagangan atau layanan Anda. Sementara pengendalian inventaris dan manajemen inventaris mungkin tampak mirip, sebenarnya hal ini tidaklah sama. Proses kontrol inventarisasi hanya mengatur produk yang sudah ada dalam gudang Anda.

Manajemen inventaris lebih bersifat luas dan mengatur segalanya mulai dari apa yang ada di gudang hingga bagaimana bisnis mendapatkan inventaris baru dan mengirimkannya pada tujuan akhir barang tersebut yaitu pelanggan.

Praktik dan kebijakan pengendalian inventarisasi harus diterapkan lebih dari sekadar memeriksa produk secara berkala. Grafik di bawah ini menunjukkan beberapa hal yang mungkin dapat dikelola oleh bisnis Anda menggunakan praktik ini :

The Reach of Inventory Control: Beyond Finished and Raw Goods

Bagaimana Kontrol Inventarisasi Dapat Meningkatkan Bisnis Anda

Menerapkan prosedur pengendalian inventaris yang tepat dapat membantu memastikan bisnis Anda agar berjalan pada tingkat keuangan yang optimal dan bahwa produk Anda memenuhi kebutuhan dan harapan dari pelanggan.

Menurut “Global State of Multichannel Customer Service Report” di tahun 2015, 62% pelanggan telah berhenti berbisnis dengan brand yang layanan pelanggannya mereka anggap buruk. Mulai dari keluhan layanan pelanggan, rasa frustasi atas produk yang selalu kehabisan stok atau bagaimana mereka harus memesan kembali adalah hal teratas dari daftar keluhan pelanggan.

Faktanya, penelitian tentang toko serba ada menunjukkan bahwa kehabisan stok dapat menyebabkan toko kehilangan satu dari setiap 100 pelanggan sepenuhnya. Selain itu, 55% pembeli di toko mana pun tidak akan membeli item alternatif saat produk reguler yang biasa mereka inginkan sedang kehabisan stok.

Area lain di mana bisnis Anda perlu mengeluarkan biaya atau kehilangan penjualan, biasanya dapat menyebabkan:

• Kerusakan produk
• Stok produk yang habis
• Biaya penyimpanan berlebih
• Penghematan biaya
• Penjualan menurun
• Kehilangan pelanggan setia
• Berlebihnya stok produk
• Kehilangan jejak inventaris
• Kehilangan produk dalam gudang penyimpanan.

Menurut David Pyke, co-penulis Inventory and Production Management in Supply Chains, dalam edisi keempatnya, dan profesor operasi dan manajemen rantai pasokan di University of San Diego, “pemilik usaha kecil dan baru akan terkejut melihat lihat seberapa banyak bantuan yang bisa mereka dapatkan dan uang yang bisa mereka hemat dengan mengelola inventaris mereka secara bijak”.

“Banyak usaha kecil yang mungkin belum menghasilkan uang tunai, dan sebagian besar dana mereka terikat dalam inventaris mereka. Praktik yang baik untuk dijalankan adalah dengan menyeimbangkan permintaan pelanggan dan mengelola inventaris dengan cara yang paling cerdas.”

Tips & Saran Dari Pakar Mengenai Bagaimana Anda Dapat Menjalankan Kontrol Inventaris yang Baik

Mengeksplorasi seluk-beluk prosedur dan teori kontrol dari inventarisasi atau persediaan mungkin banyak dilakukan untuk beberapa bisnis. Berikut beberapa tips untuk dapat membantu Anda mengidentifikasi apa yang perlu Anda lakukan sebelum menerapkan proses pengendalian inventaris baru:

• Buatlah Rencana Kontrol inventarisasi Dengan Beberapa Kunci Penting di Dalamnya

Hanya membeli sistem perangkat lunak yang dapat membantu menangani inventaris Anda tidaklah cukup. Rencana pengendalian inventaris yang baik untuk menangani pesanan Anda harus dimulai dari produksi atau pembelian hingga penjualan barang dan pada akhirnya menghapusnya dari pembukuan Anda.

Program kontrol dari inventarisasi persediaan harus memperhitungkan hal-hal seperti mengurangi ruang gudang yang terbuang, memesan persediaan menggunakan rumus perkiraan dan mengatur hubungan antar vendor yang membantu bisnis Anda untuk senantiasa berjalan.

• Buatlah Perencanaan Terlebih Dahulu, Baru Kemudian Eksekusi Rencana Anda

Manajemen dan  kontrol inventaris senantiasa bersifat berkelanjutan dan tidak hanya hidup pada area gudang penyimpanan Anda. Anda harus terus memperbarui rencana Anda, lalu mempraktekkannya.

Anda harus melacak metrik dan memperbarui perkiraan Anda untuk bulan-bulan mendatang atau pada setiap minggu serta membuat perubahan pada manajemen inventaris yang direncanakan sesuai kebutuhan dari bisnis Anda. Anda mungkin juga dapat mengubah rencana pengelolaan inventaris Anda berdasarkan peristiwa yang terjadi dari bulan ke bulan atau tahun ke tahun sepanjang perjalanan bisnis Anda.

• Pastikan Bahwa Anda Senantiasa Memiliki Stok Produk Dalam Gudang Anda

Entah jika hanya berupa bagian dari mesin atau produk yang menjadi salah satu tulang punggung dari jalannya bisnis Anda, tentukan stok produk mana yang perlu selalu ada, dan pastikan bahwa produk tersebut tidak pernah habis ketersediaannya. Untuk memastikan hal ini, kontrol inventarisasi bermain peran di dalam setiap prosesnya.

• Perhatikan Secara Teliti Akan Setiap Pengiriman

Kunci utama dari kehilangan penjualan biasanya terjadi ketika bisnis Anda menerima atau mengirimkan produk kepada pelanggan. Senantiasa pastikan untuk memeriksa setiap slip pengiriman dari setiap produk serta keadaannya untuk menghindari kerusakan pengiriman barang.

• Berikan Posisi Pada Anggota Tim Manajemen Inventarisasi yang Tepat

Dukungan staf sangat penting, tetapi pastikan mereka yang Anda ditugaskan untuk mengelola proses kontrol dari inventaris adalah orang yang tepat untuk pekerjaan tersebut. Matematika harus menjadi salah satu kekuatan mereka, dan mereka harus memiliki waktu dan ketelitian untuk melakukan tugas tersebut dengan benar.

Idealnya, tim manajemen inventaris Anda mencakup setiap orang yang menyentuh setiap tahap proses, mulai dari manajer gudang, karyawan yang mengelola stok produk hingga karyawan yang menyortir produk Anda. Bisnis yang mungkin berukuran lebih kecil harus mempertimbangkan penyertaan seluruh manajer dan beberapa perwakilan staf garis depan.

• Temukan Keseimbangan Antara Budget Inventarisasi & Manfaat dari Memiliki Stok yang Senantiasa Ada

Mengembangkan sistem kontrol akan persediaan yang benar-benar efektif bergantung pada bagaimana Anda dapat menemukan keseimbangan yang tepat antara biaya pembuatan dan penyimpanan persediaan serta menghindari kehabisan dari stok persediaan. Budget untuk bisnis Anda terikat pada hal ini. Untungnya, cukup dengan mengenal bisnis lebih dalam akan memungkinkan Anda untuk metode dan teknik perkiraan yang tepat.

Anda dapat menentukan total biaya stok Anda, termasuk faktor-faktor seperti biaya pergudangan dan produk yang mudah rusak, serta menimbangnya dengan permintaan dan biaya habisnya stok untuk memberi Anda keseimbangan yang tepat.

• Lihat & Miliki Rencana Tingkat Tinggi Cadangan

Jika Anda tidak memiliki kontrol positif atas inventaris Anda, Anda mungkin perlu menangani area lain dari bisnis Anda. Apakah Anda memiliki rencana manajemen yang memadai? Sudahkah Anda melihat rencana pengelolaan fasilitas Anda akhir-akhir ini?

• Pilihlah System yang Scalable

Sangat menggoda bagi usaha berskala kecil untuk memesan sistem perangkat lunak yang cocok untuk semua atau, sebaliknya, gratis atau berbiaya rendah. Sementara, sistem berbasis cloud dapat tumbuh bersama bisnis dan menyediakan analitik yang Anda butuhkan untuk melanjutkan pertumbuhan bisnis Anda.

• Software yang Anda Gunakan Hanya Membantu, Bukan Menyelesaikan Masalah Anda

Perangkat lunak tidak dapat menyelesaikan proses yang buruk, hanya mengotomatiskannya.

• Senantiasa Miliki Backup Plan

Entah seberapa tinggi teknologi perangkat lunak atau proses yang Anda pikirkan secara matang, pastikan bisnis Anda memiliki rencana cadangan untuk masalah seperti pemadaman listrik dan pencurian data. Komputasi berbasis cloud senantiasa menjadi salah satu pilihan yang lebih baik daripada server lokal.

Sistem dan teknologi yang mendukung sangatlah krusial untuk perkembangan bisnis di era yang serba cepat dan canggih seperti sekarang ini. Ingatlah tentang pelanggan Anda sepanjang waktu. Temukan hal-hal yang paling mereka butuhkan saat ini, dan mulailah untuk memaksimalkan bisnis Anda untuk memenangkan hati pelanggan Anda di setiap saluran penjualan.

Jika Anda membutuhkan bantuan, Jet Commerce hadir untuk memberikan Anda solusi e-commerce enabler berkualitas di Indonesia. Jet Commerce merupakan salah satu penyedia e-commerce solution Indonesia yang bergerak pada sektor B2B dan B2C di Jakarta. Sebagai perusahaan e-commerce enabler terpercaya se-Asia Tenggara, Jet Commerce menawarkan solusi terdepan yang dapat mendukung performa bisnis Anda di e-commerce dengan sistem UPFOS.

UPFOS merupakan solusi omnichannel terintegrasi berupa aplikasi manajemen marketplace, yang dapat membantu Anda dalam berbagai proses bisnis seperti: mengelola multi saluran penjualan, pengaturan persediaan stok & inventaris, multi promosi, CRM, laporan bisnis & banyak fungsi lainnya. Memberikan Anda pengalaman manajemen e-commerce yang mudah, serta lengkap dalam satu dashboard yang sama. Berbisnis di banyak marketplace seperti Tokopedia, Shopee, Lazada, BukaLapak, JD.ID, Blibli, dan lainnya bukanlah lagi sebuah masalah dengan sistem UPFOS. Dapatkan UPFOS untuk bisnis Anda di sini.

Reference: NetSuite