Apa itu e-commerce fulfillment?

E-Commerce fulfillment adalah sebuah proses dalam bisnis e-commerce yang melibatkan penyimpanan, pengepakan, dan pengiriman pesanan, serta penanganan pengembalian dan penukaran barang. Ada beberapa bisnis yang mengelola fulfillment/ pemenuhan pesanannya secara internal, namun ada juga yang sudah menggunakan jasa layanan fulfillment seperti Jet Commerce Fulfillment Center.

Mengapa fulfillment itu penting untuk bisnis e-commerce?

Banyak manfaat dan keunggulan kompetitif yang bisa diperoleh oleh bisnis Anda jika menggunakan layanan fulfillment e-commerce yang tepat.

Layanan fulfillment dapat membantu Anda untuk:

• Mengelola pesanan pelanggan
• Melakukan pengiriman dengan tepat waktu
• Mendapatkan informasi terkini tentang produk yang tersedia
• Menarik lebih lagi banyak pelanggan

Fulfillment e-commerce yang efektif dan andal dapat berkontribusi dalam menghasilkan kepercayaan pelanggan dan membuat mereka senang. Namun, bagaimana jika pengiriman produk tidak memenuhi harapan pelanggan, atau barang mengalami kerusakan selama perjalanan? Masalah dalam fulfillment seperti ini bisa jadi dapat merugikan bisnis e-commerce Anda jika tidak ditangani dengan baik. Oleh karena itu, Anda harus tahu bagaimana cara memilih layanan e-commerce fulfillment yang sesuai untuk perkembangan bisnis Anda. Berikut pembahasannya.

Bagaimana cara memilih model fulfillment untuk bisnis Anda?

Pelanggan selalu mengharapkan pemrosesan pesanan yang andal dan tepat waktu, tanpa memandang situasi atau sebesar apa ukuran bisnis Anda. Penggunaan layanan fulfillment bisa menjadi salah satu solusi untuk memenuhi harapan tersebut dan memberikan pengalaman pelanggan yang baik. Saat Anda mempertimbangkan opsi jasa fulfillment, berikut adalah beberapa faktor yang perlu diperhatikan:

• Seberapa besar ukuran bisnis Anda?

Lingkup operasi Anda akan menentukan jenis pemenuhan yang tepat untuk bisnis Anda. Jika Anda baru dalam bisnis e-commerce atau menangani pesanan dalam jumlah yang masih rendah (misalnya dibawah 50-100 order perhari), maka pemenuhan dan pengiriman pesanan masih mungkin untuk Anda dan tim Anda lakukan sendiri.

Setelah bisnis Anda lepas landas, daripada menanggung biaya pemrosesan pesanan sendiri, akan lebih masuk akal jika Anda membayar jasa fulfillment untuk memenuhi pesanan pelanggan Anda. Terlepas dari itu, penting juga untuk memiliki jumlah persediaan stok barang yang tepat dan sesuai dalam memenuhi pesanan terutama pada waktu/ momentum puncak belanja.

• Produk apa yang Anda jual?

Apakah bisnis Anda menjual paket kecil? Barang baru atau bekas? Atau apakah Anda rutin mengemas pesanan berat dan dalam jumlah besar? Jenis produk yang Anda jual dapat menjadi faktor penentu dalam menemukan dukungan apa yang Anda butuhkan dari layanan pemenuhan/ fulfillment.

Hal ini berlaku, terutama dalam hal terkait pengiriman. Perlu diingat bahwa tidak semua jenis pengiriman tersedia untuk semua produk. Masing-masing logistik umumnya memiliki batasan pengangkutan tertentu. Pengiriman untuk barang berat atau bervolume besar biasanya akan lebih mahal.

• Berapa banyak saluran penjualan yang harus dilayani oleh fulfillment service Anda?

Manajemen pemesanan adalah proses pelacakan dan pemenuhan pembelian pelanggan di semua saluran penjualan. Jika fulfillment service Anda tidak dapat memproses pesanan dari satu atau beberapa sumber penjualan Anda, maka layanan tersebut mungkin tidak cocok untuk bisnis Anda.

Secara sederhana, mungkin ideal jika bekerja dengan satu layanan fulfillment untuk memenuhi semua kebutuhan pemenuhan Anda. Jika perlu, Anda mungkin ingin bekerja dengan lebih dari satu opsi fulfillment service untuk dapat mencakup semua saluran penjualan Anda. Atau, Anda mungkin ingin mengevaluasi kembali saluran penjualan Anda dan mempertimbangkan untuk menghapus atau menggabungkan beberapa saluran.

Sistem pemantauan terpusat pada pesanan pelanggan adalah bagian penting dari manajemen pesanan. Ini akan memungkinkan Anda untuk mencatat semua pesanan pelanggan, pengiriman, dan pengembalian. Mengetahui status setiap pesanan pelanggan akan sangat membantu saat menangani panggilan layanan pelanggan. Pelacakan pesanan juga dapat memungkinkan Anda untuk menganalisis perilaku pembelian pelanggan.

Pastikan untuk memantau bagaimana penyedia fulfillment service Anda memproses pesanan. Bekerjasamalah dengan layanan fulfillment service Anda untuk mengelola pesanan dari semua saluran penjualan Anda. Di atas segalanya, Anda harus dapat segera menemukan masalah seperti tingkat stok yang tidak mencukupi atau pengiriman yang tertunda.

• Seberapa baik Anda dapat melacak tingkat pasokan?

Inventory management (manajemen persediaan) adalah proses pelacakan barang yang ada pada stok gudang. Memesan, menyimpan, dan mengisi kembali produk yang hampir habis semuanya adalah bagian dari inventory management. Gunakan solusi fulfillment yang memiliki kemampuan untuk melacak tingkat inventaris untuk menghindari penjualan produk yang kehabisan stok secara tidak sengaja.

Untuk dapat berhasil dalam mengelola inventaris, akan dibutuhkan kegesitan dan juga persiapan jumlah unit yang tepat untuk bisnis Anda. Jika terlalu banyak, maka Anda akan berisiko membayar lebih dari yang diperlukan dalam biaya penyimpanan ataupun karena terlalu banyak menimbun stok di gudang. Sedangkan jika terlalu sedikit, maka Anda bisa mengalami kehabisan stok dan kehilangan pendapatan penjualan.

Jika Anda menjual barang yang mudah rusak dengan masa simpan terbatas, atau barang musiman dengan permintaan yang berubah mengikuti tren konsumen, pastikan rencana inventory management Anda sudah mempertimbangkan variabel-variabel ini.

Pastikan fulfillment solution yang Anda gunakan, mampu menyediakan pelaporan terkini tentang penjualan dan inventaris. Ini juga harus memungkinkan Anda untuk memantau status inventaris sesuai permintaan.

• Seberapa nyaman dan terjangkau pengirimannya?

Waktu pengiriman adalah salah satu faktor utama yang dipertimbangkan pelanggan e-commerce saat memutuskan apakah akan membeli produk dari Anda atau salah satu pesaing Anda. Dalam survei baru-baru ini, hampir 84% orang yang disurvei menganggap pengiriman sebagai bagian penting dari pengalaman belanja online mereka.

Pengiriman adalah langkah penting dalam menciptakan pengalaman pelanggan yang baik dan tetap menguntungkan. Berlari setiap hari ke kantor pos atau cabang logistik mungkin masih layak untuk operasi bisnis yang masih kecil, tetapi kebutuhan dan harapan pelanggan kemungkinan akan berubah seiring pertumbuhan brand/ bisnis Anda.

Layanan fulfillment biasanya memiliki tarif pengiriman yang cepat dan terjangkau karena banyaknya volume pengiriman yang mereka proses. Tetapi setiap layanan pemenuhan akan menawarkan tarif yang berbeda, dan tarif tersebut akan berfluktuasi berdasarkan jenis produk, lokasi pemesanan, dan variabel lainnya.

Juga, jika Anda menggunakan layanan pemenuhan, pertimbangkan biaya dan waktu untuk mengirimkan inventaris ke pusat distribusi.

• Di mana Anda akan menyimpan produk?

Sistem penyimpanan yang baik akan memastikan akses cepat dan mudah ke produk setelah pelanggan melakukan pemesanan. Solusi yang tepat kemungkinan besar melibatkan lingkungan yang aman dan suhu terkendali dengan rak dan tempat sampah berlabel baik di area penyimpanan Anda untuk memudahkan pengambilan.

Kedekatan dengan pelanggan adalah faktor lain ketika mempertimbangkan penyimpanan persediaan. Jaringan pusat fulfillment yang terdistribusi dapat mengurangi biaya pengiriman, jika basis pelanggan Anda memiliki geografis secara luas.

• Bagaimana Anda akan memproses pengembalian?

Setiap toko e-commerce membutuhkan cara untuk memproses pengembalian. Pemrosesan pengembalian standar menyediakan cara mudah bagi pelanggan untuk mengirimkan barang kembali ke tempat bisnis Anda atau pusat pemenuhan (fulfillment center) dengan label alamat prabayar. Hal ini juga harus dimasukan kedalam sistem pemberitahuan untuk memberi tahu pelanggan kapan mereka dapat mengharapkan penggantian atau pengembalian uang.

Sebagai bagian dari proses pengembalian, Anda mungkin perlu memeriksa barang untuk memastikan barang tersebut tidak rusak atau tidak dipakai, mengisi kembali produk jika diperlukan, dan mendokumentasikan atau membuang produk yang cacat. Kemampuan untuk melacak pengembalian dan barang yang rusak juga berguna dalam perencanaan produk. Lihatlah pelanggan yang tidak puas sebagai salah satu cara terbaik untuk menemukan kekurangan dalam manufaktur atau desain produk Anda.

5 cara untuk mengurangi pengembalian

Bisnis e-commerce melihat bahwa, tingkat pengembalian barang yang tinggi terjadi sebagian besar dikarenakan pelanggan yang membeli produk secara online melakukan pembelian produk tanpa melihat item secara langsung. Berikut adalah beberapa langkah sederhana yang dapat Anda ambil untuk membatasi pengembalian dan penukaran:

• Berikan daftar produk yang akurat
• Sertakan panduan ukuran
• Izinkan pelanggan untuk bertanya tentang produk sebelum membeli
• Dorong penilaian dan ulasan pelanggan
• Bangun etalase e-commerce untuk memamerkan brand dan detail produk Anda

• Apakah Anda memerlukan fulfillment system/ software?

Bisnis e-commerce kecil masih dapat menangani proses pemenuhan pesanan dengan proses admin yang cermat dan spreadsheet yang terorganisir. Namun, operasi yang lebih besar akan membutuhkan fulfillment system/ software yang lebih mumpuni dan canggih. Bantuan dari program/ sistem tertentu akan dapat menguntungkan bisnis baik berskala besar maupun kecil, asalkan sistem tersebut memiliki tools yang dapat mengorganisir dan juga melacak pemenuhan pesanan barang.

Beberapa solusi fulfillment software memungkinkan Anda untuk menyatukan sistem pemesanan e-commerce Anda dan secara otomatis dan meneruskan pesanan ke fulfillment center (pusat pemenuhan).

Anda juga akan memerlukan tingkat inventaris terkini untuk mengisi kembali produk atau menawarkan diskon untuk membongkar inventaris yang stagnan.

• Apakah layanan fulfillment Anda menawarkan pergudangan terdistribusi?

Untuk mempersingkat waktu pengiriman, Anda perlu mencari cara untuk menyimpan produk di lokasi yang sedekat mungkin dengan toko Anda dan pelanggan yang akan memesan dengan bisnis Anda. Untuk beberapa penjual, ini bisa berarti menggunakan beberapa pusat pemenuhan untuk memastikan pengiriman tercepat setiap pesanan.

Strategi fulfillment ini dikenal sebagai inventaris terdistribusi karena Anda mengirim barang dagangan ke beberapa lokasi. Dengan membagi pengiriman dan menempatkannya di berbagai distributor, Anda mempersingkat rute pengiriman ke semua pelanggan yang melakukan pemesanan.

• Dapatkah penyedia fulfillment service Anda dapat mem-bundel produk?

Mempermudah dan mendorong pelanggan untuk membeli lebih banyak produk tambahan melalui toko online adalah cara yang baik untuk meningkatkan nilai keranjang. Proses pemenuhan Anda harus mengantisipasi produk apa yang kemungkinan akan dibeli bersama dan mempersiapkannya terlebih dahulu.

Ada beberapa jenis produk bundling yang umum, biasanya termasuk pemenuhan pick (pengambilan), pack (pengemasan) dan kitting assembly (perakitan).

Pemenuhan pick and pack

Ketika pesanan diterima oleh sistem, pekerja gudang memilihnya dari penyimpanan dan menyiapkannya untuk pengiriman. Sistem manajemen gudang yang andal akan membuat proses ini lebih cepat dan efisien dengan mengemas barang-barang yang sering dikirim bersamaan.

Perakitan barang

Untuk item yang dijual dalam satu set, seperti sampel produk atau kosmetik, layanan pemenuhan yang menawarkan layanan perakitan bisa menjadi penting. Dalam proses perakitan, spesialis pengepakan produk pra-bundel yang tiba secara terpisah di pusat penyimpanan menjadi satu unit dan merakitnya untuk pengiriman cepat. Perakitan dalam pengemasan produk dapat memberikan pelanggan fleksibilitas untuk menghemat uang pada item, dan hal ini dapat meningkatkan nilai rata-rata dari pesanan Anda.

• Berapa biaya layanan e-commerce fulfillment?

Standar biaya untuk layanan fulfillment sangatlah bervariasi berdasarkan skala dan kompleksitas operasi serta sifat dari bisnis Anda.

Berikut adalah jenis biaya fulfillment yang umum:

• Biaya administrasi umum
• Biaya produk
  • Item dan produk lebih besar yang mungkin memerlukan perakitan atau penanganan khusus mungkin akan lebih mahal untuk dipenuhi
  • Beberapa penyedia mungkin mengenakan biaya untuk setiap pengiriman yang Anda kirim, berapapun ukurannya

• Biaya penerimaan
  • Beberapa penyedia mungkin juga mengenakan biaya per unit atau per jam
  • Vendor lain mengenakan biaya per palet atau unit

• Biaya penyimpanan inventaris
  • Beberapa produk dikenakan biaya saat berada di fulfillment center
  • Anda bisa juga dapat dikenakan biaya untuk ruang mati/ kosong jika Anda tidak menggunakan semua ruang penyimpanan yang tersedia atau mengisi palet sepenuhnya

• Biaya pick (pengambilan) & pack (pengemasan), juga disebut biaya pemenuhan
  • Ini adalah biaya yang dikeluarkan saat spesialis pemenuhan/ fulfillment mengambil, mengemas, dan mengirimkan barang

• Biaya perakitan
  • Biaya khusus yang dikenakan ketika barang memerlukan pembuatan ringan atau persiapan khusus di pusat distribusi, misalnya, kotak langganan atau kotak yang diberi label ulang

Biaya pasti berbeda dari satu penyedia fulfillment dengan yang lainnya, jadi pastikan untuk meneliti dan memahami biaya penuh masing-masing pilihan yang Anda pertimbangkan.

Mitra fulfillment service yang tepat akan dapat membantu bisnis Anda untuk berkembang.

Layanan fulfillment memungkinkan Anda untuk mengembangkan bisnis Anda dengan risiko minimal dan lebih banyak fleksibilitas. Dibandingkan dengan mengelola gudang sendiri yang lebih besar, menggunakan penyedia pihak ketiga memungkinkan Anda meningkatkan atau menurunkan skala sesuai permintaan. Fleksibilitas ini dapat membantu menurunkan biaya penyimpanan dan sekaligus memungkinkan Anda memenuhi permintaan pelanggan untuk pengiriman yang cepat dan terjangkau.

Jika Anda membutuhkan bantuan dalam memenuhi pesanan dari pelanggan Anda di e-commerce marketplace ataupun toko online Anda sendiri, mungkin layanan dari Jet Commerce Fulfillment Center bisa menjadi solusi untuk bisnis Anda.

Jet Commerce merupakan salah satu penyedia e-commerce solution Indonesia yang bergerak pada sektor B2B dan B2C di Jakarta, Indonesia. Sebagai perusahaan e-commerce enabler terpercaya se-Asia Tenggara, kami menawarkan solusi komprehensif & terintegrasi untuk mendukung pemasaran Brand di ranah e-commerce.

Layanan kami meliputi official store management, digital marketing, design & creative, customer relationship management, live streaming services dan fulfillment center. Jet Commerce Fulfillment Center berlokasi di kota Tangerang, Banten. Bekerjasama dengan 8 partner logistik terpercaya, Fulfillment Center kami mampu memproses lebih dari 50.000 pesanan (online orders) dalam sehari, baik pengiriman instan maupun non-instan. Layanan kami merupakan solusi alternatif bagi Brand, maupun pemilik bisnis skala menengah hingga besar, yang sedang ingin mengembangkan bisnisnya di industri e-commerce.

Reference: Amazon