Apa itu order fulfillment (pemenuhan pesanan)? Apa yang dimaksud dengan order fulfillment dalam manajemen rantai pasokan? Secara singkat, order fulfillment adalah sebuah proses yang melibatkan penerimaan barang, pemrosesan pesanan barang itu sendiri, hingga ke mengirimkan pesanan kepada pelanggan.

Proses pemenuhan pesanan dimulai dengan pelanggan yang melakukan pemesanan dan berakhir setelah mereka menerimanya. Namun, jika pembeli ingin mengembalikan produk, order fulfillment juga yang akan mengatur transaksi pengembalian.

Berikut adalah daftar lima langkah dalam proses order fulfillment:

1. Menerima pengiriman persediaan stok
2. Penyimpanan inventaris
3. Pemrosesan pemesanan
4. Pengiriman
5. Pemrosesan pengembalian

Order fulfillment bisa menjadi proses yang mahal dan juga rumit. Beberapa perusahaan menangani pemenuhan pesanan secara internal, sementara yang lain mengalihdayakan prosesnya ke perusahaan logistik pihak ketiga atau 3PL.

Mari kita lihat lebih dekat manfaat dan tantangan yang terkait dengan pemenuhan pesanan (order fulfillment).

Apa saja 4 jenis pemenuhan pesanan (order fulfillment)?

Apa saja jenis order fulfillment? Order fulfillment adalah salah satu komponen dari proses rantai pasokan yang lebih luas.

Ada empat jenis utama pemenuhan pesanan:

• In-house fulfillment
• Outsource fulfillment
• Dropshipping
• Hybrid fulfillment

1. In-house Fulfillment

Dalam model in-house fulfillment, bisnis menggunakan karyawannya sendiri untuk mengelola order fulfillment. Karyawan menangani semua langkah proses pemenuhan, termasuk menyimpan dan mengirimkan produk di lokasi di lokasi yang dikendalikan perusahaan. Pemenuhan in-house sangat ideal untuk perusahaan mapan yang ingin memiliki kendali end-to-end atas seluruh operasi.

Beberapa startup berbasis rumah mulai menggunakan pemenuhan in-house sebagai opsi berbiaya rendah, terutama yang memiliki volume pesanan kecil. Saat bisnis mereka tumbuh lebih besar dari ruang yang mereka miliki, barulah banyak yang beralih ke model pemenuhan outsourcing atau hybrid.

2. Outsource Fulfillment

Pemenuhan outsource fulfillment adalah saat pengiriman, penyimpanan, dan pemrosesan pesanan/pengembalian dana ditangani oleh logistik pihak ketiga (3PL) atau perusahaan pemenuhan pesanan. Perusahaan yang tidak memiliki ruang penyimpanan atau personel yang memadai dapat memilih opsi ini.

Dalam hal ini, karyawan 3PL menangani seluruh proses pemenuhan dari ujung ke ujung (end-to-end), mulai dari menerima inventaris dari produsen hingga mengirimkan pesanan ke pelanggan akhir. Inventaris disimpan di gudang yang dikendalikan oleh 3PL, artinya perusahaan yang menggunakan pemenuhan outsourcing tidak perlu berinvestasi di fasilitas gudang mereka sendiri.

3. Dropshipping

Dropshipping mirip dengan outsourcing, bedanya hanya pada tidak adanya inventaris untuk dikelola. Pengecer tidak menyimpan stok barang yang dijualnya. Sebaliknya, saat barang dijual, pengecer membelinya dari pemasok pihak ketiga.

Pemasok dapat berupa produsen atau perusahaan yang membeli produk dari produsen untuk dijual ke dropshippers. Pemasok menangani semua pesanan dan mengirimkannya ke pelanggan Anda. Anda hanya ditagih untuk produk yang Anda jual.

Biasanya pengecer e-commerce dan pemula menggunakan opsi ini.

4. Hybrid Fulfillment

Perusahaan yang menggunakan campuran opsi order fulfillment di atas menggunakan model pemenuhan hybrid. Misalnya, perusahaan dapat memproses beberapa pesanan secara internal, seperti barang khusus atau barang yang harus dirakit sebelum pengiriman, sambil juga menggunakan layanan dropshipping untuk barang non-kustom.

Beberapa perusahaan memilih untuk menggunakan dropshipping untuk barang yang jarang dibeli atau barang yang tidak ingin disimpan sendiri, seperti barang besar atau mahal. Ini sangat ideal untuk perusahaan yang membutuhkan lebih banyak fleksibilitas atau sedang mengalami ekspansi yang cepat.

Mengapa Pemenuhan Pesanan (Order Fulfillment) Penting?

Konsumen saat ini terbiasa dengan opsi pengiriman dua hari (atau bahkan hari berikutnya). Oleh karena itu, permintaan akan pengiriman yang cepat dan tepat waktu juga semakin tinggi. Ketika proses order fulfillment Anda tidak konsisten atau tepat waktu, Anda mungkin kesulitan untuk mengirimkan pengiriman secara on-time ke pelanggan, yang mungkin dapat merugikan bisnis Anda.

Lihat saja statistiknya — 43% pelanggan mengatakan bahwa mereka tidak akan berbelanja dengan pengecer lagi setidaknya selama sebulan setelah pengalaman pengiriman yang negatif. 38% pelanggan lainnya mengatakan bahwa mereka sama sekali tidak akan berbelanja dengan pengecer.

Opsi pemenuhan pesanan berdampak langsung pada kebiasaan membeli pelanggan. Pelanggan menginginkan opsi pengiriman yang paling sesuai dengan kebutuhan mereka. Menawarkan campuran opsi pengiriman cepat dan sedang, memungkinkan konsumen untuk memilih berdasarkan anggaran dan batasan waktu mereka.

Perusahaan yang tidak menawarkan opsi yang diinginkan berisiko kehilangan bisnis bahkan sebelum pelanggan memberi mereka kesempatan: 45% pelanggan mengatakan bahwa mereka telah meninggalkan shopping cart karena opsi pengiriman yang buruk, dan 58% konsumen mengatakan bahwa mereka telah membeli dari satu perusahaan lebih lama dari yang lain karena mereka menawarkan lebih banyak opsi pengiriman.

Keunggulan kompetitif dari proses order fulfillment yang cepat dan efisien:

Jika Anda ingin mendapatkan keunggulan kompetitif, maka sangat penting untuk memenuhi harapan pelanggan untuk pengiriman cepat dan layanan pengembalian yang cepat. Dengan mengoptimalkan proses pemenuhan pesanan, Anda dapat:

• Turunkan biaya pengiriman Anda
• Mengurangi biaya operasional
• Perluas basis pelanggan Anda (secara global)
• Meningkatkan layanan pelanggan
• Fokus pada penjualan

4 Tantangan Terbesar dalam Pemenuhan Pesanan (order fulfillment)

Tidak selalu mudah untuk menerapkan proses pemenuhan pesanan yang efektif. Para pemilik bisnis harus menghadapi tantangan kompleks dengan permintaan, manajemen inventaris, dan juga perencanaan logistik gudang.

Berikut rincian tantangan paling umum yang dihadapi perusahaan dalam proses order fulfillment :

1. Manajemen inventaris: Kehabisan stok adalah salah satu cara tercepat untuk menghalangi pelanggan berbelanja di toko atau bisnis Anda. Perusahaan yang berhasil mempertahankan tingkat persediaan yang optimal tidak akan perlu khawatir untuk kehilangan pelanggan karena kehabisan stok.
2. Perencanaan permintaan: Sangat penting untuk mengetahui permintaan untuk produk yang Anda jual. Dengan cara ini, Anda tidak akan mengambil risiko overstocking (yang sama mahalnya dengan understocking). Pembentukan permintaan juga dapat membantu dalam hal ini, yang melibatkan penggunaan pemasaran dan promosi untuk menciptakan permintaan.
3. Perencanaan logistik: Proses pengiriman sama pentingnya dengan penjualan itu sendiri, bahkan lebih. Anda perlu memastikan metode pengiriman, kecepatan, dan perawatan yang dilakukan untuk mengirimkan produk ke pelanggan Anda. Jika tidak, Anda berisiko terlambat, paket mungkin rusak atau hilang, dan hal-hal ini dapat merusak reputasi dan penjualan Anda.
4. Eksekusi rantai pasokan: Meskipun perencanaan sudah baik, kehabisan persediaan mungkin saja tetap bisa terjadi, terutama selama lonjakan permintaan yang tidak terduga. Saat permintaan menghabiskan inventaris Anda, Anda harus dapat mengisi ulang item tersebut secepat mungkin. Memilih produsen yang dapat dengan cepat memenuhi pesanan Anda sendiri juga sangatlah penting.

Order Fulfillment: 4 Praktik Terbaik untuk Mengoptimalkan dan Meningkatkan Proses Pemenuhan Pesanan Anda

Menciptakan proses pemenuhan pesanan yang efisien adalah kunci untuk memenangkan pelanggan dan mempertahankan keunggulan kompetitif Anda. Ada beberapa praktik terbaik untuk diingat yang dapat membantu Anda mengoptimalkan proses order fulfillment Anda.

1. Pilih yang paling sesuai untuk Anda: Pertama, Anda perlu menggunakan model pemenuhan yang paling sesuai dengan bisnis Anda. Itu harus cukup fleksibel untuk menangani volume pesanan Anda, lokasi pelanggan, dan saluran penjualan. Jika Anda menjual produk yang disesuaikan atau dibuat berdasarkan pesanan, maka proses pemenuhan Anda harus dapat mengakomodasi kerumitan tersebut tanpa menambahkan penundaan yang tidak perlu.
2. Gunakan data untuk mendorong keputusan Anda: Teknologi Anda harus mendukung pemenuhan pesanan dengan data waktu nyata, memberi Anda visibilitas inventaris dan memungkinkan prediksi permintaan yang lebih akurat. Membuat keputusan berdasarkan data tentang pembelian dan produksi memudahkan untuk memenuhi permintaan dan mempertahankan tingkat inventaris yang optimal.
3. Berkomunikasi dengan jelas dan efektif: Dengan visibilitas rantai pasokan yang lebih baik, Anda dapat menetapkan harapan yang jelas kepada pelanggan tentang pengiriman. Bersikaplah transparan tentang proses pengembalian juga
4. Merangkul otomatisasi: Terakhir, manfaatkan otomatisasi gudang untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi pemenuhan pesanan agar lebih memenuhi harapan pelanggan Anda. Solusi otomatisasi yang fleksibel seperti robot seluler kolaboratif mengoptimalkan rute pengambilan pesanan secara waktu nyata, mengurangi tenaga fisik yang tidak perlu dan meningkatkan efisiensi pengambilan. Robot seluler kolaboratif memanfaatkan AI dan pembelajaran mesin, membimbing karyawan gudang melalui tugas untuk membantu mereka bekerja lebih cepat sekaligus mengurangi kesalahan.

Kesimpulan Akhir Mengenai Order Fulfillment

Tidak ada proses pemenuhan tunggal yang berfungsi untuk setiap bisnis. Apakah Anda memilih untuk melakukan outsourcing ke perusahaan logistik pihak ketiga ataupun menggunakan model pemenuhan gudang hybrid, yang penting adalah menemukan proses yang tepat yang memenuhi kebutuhan perusahaan dan harapan pelanggan Anda.

Tujuannya adalah untuk merampingkan proses order fulfillment Anda sehingga pelanggan Anda tetap senang dan bisnis Anda tidak merugi. Namun, apabila Anda dan bisnis Anda masih membutuhkan bantuan dalam proses order fulfillment, mungkin Jet Commerce Fulfillment Center Solution bisa menjadi solusinya.

Jet Commerce Indonesia, End-to-End e-Commerce Solutions for Brands

Jet Commerce merupakan salah satu penyedia e-commerce solution Indonesia yang bergerak pada sektor B2B dan B2C di Jakarta, Indonesia. Sebagai perusahaan e-commerce enabler terpercaya se-Asia Tenggara, kami menawarkan solusi komprehensif & terintegrasi untuk mendukung pemasaran Brand di ranah e-commerce.

Layanan kami meliputi official store management, digital marketing, design & creative, customer relationship management, live streaming services dan fulfillment center.

Jet Commerce Fulfillment Center berlokasi di kota Tangerang, Banten. Bekerjasama dengan 8 partner logistik terpercaya, Fulfillment Center kami mampu memproses lebih dari 8.000 pesanan (online orders) dalam sehari, baik pengiriman instan maupun non-instan. Layanan kami merupakan solusi alternatif bagi Brand, maupun pemilik bisnis skala menengah hingga besar, yang sedang ingin mengembangkan bisnisnya di industri e-commerce.

Jika Anda membutuhkan bantuan dalam memenuhi pesanan dari pelanggan Anda di e-commerce marketplace ataupun toko online Anda sendiri, mungkin layanan dari Jet Commerce Fulfillment Center bisa menjadi solusi yang tepat untuk bisnis Anda.

Reference: 6River